Een collectieplan is een document waarin de samenstelling en betekenis van de collectie, het collectiebeleid en de geplande activiteiten van een museum of andere collectiebeherende instelling beschreven zijn. Het is een uitwerking van het algemene beleidsplan. Onderwerpen die in het collectieplan aan de orde komen zijn bijvoorbeeld verzamelen en afstoten, behoud, registratie en gebruik.

• geeft de medewerkers van het museum en alle andere betrokkenen inzicht in de collectie, de plannen van het museum en hoe deze gerealiseerd worden


• helpt bij de positionering van het museum
• kan een hulpmiddel zijn bij subsidieaanvragen en bruikleenaanvragen, en bij de benadering van toekomstige erflaters, schenkers en financiers.

• 1. inleiding
  doel
  Het is goed om in het collectieplan een inleiding op te nemen waarin beschreven staat waarom en voor wie het is geschreven. In het algemeen dient een collectieplan om inzicht te verschaffen in de samenstelling en de betekenis van de collectie, het collectiebeleid en de concrete plannen.
  
  doelgroep
  Het plan is bedoeld voor in- en extern gebruik. Doelgroepen kunnen zijn: medewerkers, bruikleenaanvragers, schenkers, financiers/subsidiegevers en publiek.



• 2. het museum
  algemeen
  Het is aan te raden om kort de missie, de doelstelling en iets over de positionering van het museum op te nemen in het collectieplan, zoals die in het beleidsplan zijn verwoord.
  
  missie
  Een museale missie bevat over het algemeen twee elementen:
  
  1. een omschrijving van het aandachtsgebied van het museum
  2. de specifieke intenties op het gebied van de activiteiten
  
  doelstellingen
  Het gaat hierbij om de doelen die het museum zich gesteld heeft voor de komende beleidsperiode, met name de doelen die te maken hebben met het collectiebeleid.
  
  positionering
  Vergelijk de collectie en het collectiebeleid met die van instellingen met soortgelijke collecties.
  Wat zijn verschillen en overeenkomsten in omvang, samenstelling, cultuurhistorische waarde en gebruik?
  Waarin onderscheidt het museum zich in positieve zin?



• 3. collectiebeschrijving
  samenstelling van de collectie
  Hoe is de collectie ontstaan, wie heeft hem bijeengebracht, wanneer en waarom? Waar bestaat de collectie uit en hoe groot is de collectie?
  
  indeling in deelcollecties
  Een deelcollectie is een groep voorwerpen die binnen de collectie een logische eenheid vormt. Een indeling in deelcollecties maakt de collectie overzichtelijker en beter vergelijkbaar met andere collecties. Daardoor is het verzamelbeleid beter af te stemmen op dat van andere instellingen en wordt het bruikleenverkeer gemakkelijker.
  
  Een mogelijke indeling is: (al naar gelang de opbouw van de collectie)
  
  • chronologie
  
  
  • geografie
  
  
  • thema
  
  herkomst en eigendom
  Het is aan te raden om per deelcollectie informatie over herkomst en eigendom op te nemen. Financiers, vriendenverenigingen, bruikleengevers en schenkers kunnen voorwaarden gesteld hebben ten aanzien van uitlenen, exposeren, verplaatsen, conserveren of afstoten.
  
  cultuurhistorische waarde
  Omschrijf de cultuurhistorische waarde per deelcollectie. Meestal wordt de indeling uit het Deltaplan voor
  
  Cultuurbehoud aangehouden:
  
  • de top van het Nederlandse cultuurbezit, objecten die onmisbaar en onvervangbaar zijn
  
  
  • voorwerpen die niet van het allerhoogste cultuurhistorische belang zijn, maar wel een hoge attractie- of ensemblewaarde hebben
  
  
  • restcategorie van voorwerpen die binnen de doelstelling van het museum passen
  
  
  • voorwerpen die niet binnen de doelstelling van het museum passen
  
  kerncollectie
  De kerncollectie is dat deel van de collectie dat gezichtsbepalend is voor het museum. Deze bestaat uit de objecten die het beste binnen de missie en de doelstellingen van het museum passen en die bovendien een hoge cultuurhistorische waarde hebben.



• 4. collectieregistratie
  algemeen
  Registratie en documentatie vormen de basis van elk collectieplan. Alleen als u weet wat u in huis hebt, kunt u een samenhangend collectiebeleid ontwikkelen.
  Beschrijf hier de stand van zaken met betrekking tot de registratie en documentatie van de collectie, het beleid op dit terrein en de plannen voor de toekomst.
  
  registratie
  Geef per deelcollectie zo concreet mogelijk aan in welke mate deze geregistreerd is. Stel hiertoe bijvoorbeeld eerst vast welke gegevens (systematisch) geregistreerd zijn. Geef vervolgens aan voor hoeveel procent van de deelcollectie deze gegevens daadwerkelijk per object geregistreerd zijn. Vermeld welk registratiesysteem wordt gehanteerd, hoe de registratie wordt uitgevoerd, wat het beleid is en wat de plannen zijn.
  
  documentatie
  Geef aan in hoeverre de deelcollecties gedocumenteerd zijn: welke kennis over de collectie is aanwezig en gedocumenteerd en welke lacunes zijn er.
  Aan de hand van documentatie kan de cultuurhistorische waarde van een object worden bepaald. Nieuwe informatie over een object kan leiden tot herwaardering.



• 5. behoud en beheer
  algemeen
  Beschrijf hier de stand van zaken ten aanzien van conservering, het te voeren beleid en de plannen voor de toekomst.
  Beschrijf ook reguliere activiteiten zoals schoonmaak, preventie/bestrijding van ongedierte en schimmels.
  Ook is het verstandig om de regels over omgang met objecten en toegang tot het depot in het collectieplan vast te leggen.
  
  fysieke toestand
  Beschrijf per deelcollectie de fysieke toestand. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld kwalificaties gehanteerd worden als: goed/matig/slecht of stabiel/instabiel of geen behandeling nodig/eenvoudige behandeling nodig/behandeling door restaurator nodig. Raadpleeg bij het verzamelen van de gegevens bij voorkeur een restaurator.
  
  bewaaromstandigheden
  Hierbij gaat het om de situatie in het depot en in tentoonstellingsruimtes. Hebben de objecten voldoende ruimte, hoe zijn ze opgeborgen en hoe zijn de omstandigheden wat betreft licht en klimaat?
  
  gebruik
  Bij gebruik kan onderscheiden worden: tentoonstelling, bruikleen, onderzoek en onderwijs. Het gebruik bepaalt vaak mede de prioriteiten bij behoud en beheer en speelt daarom een rol bij het bepalen van het collectiebeleid.



• 6. collectievorming
  algemeen
  Beschrijf hier de stand van zaken op het gebied van collectievorming, het te voeren beleid en de plannen voor de toekomst.
  
  Collectievorming betreft zowel verzamelen als selecteren én afstoten.
  
  • welke lacunes bevinden zich in de collectie en hoe zijn deze op te vullen?
  
  
  • welke schenkingen worden geaccepteerd en welke niet?
  
  
  • welke voorwerpen komen in aanmerking voor afstoting?


• 7. deelplannen
  algemeen
  Op basis van het collectieplan kunnen deelplannen worden opgesteld. Hierin worden activiteiten met bijbehorende planningen gedetailleerd beschreven.
  
  Voorbeelden zijn:
  
  • een behoudsplan
  
  
  • een verzamelplan
  
  
  • een registratieplan
  
  
  • een onderzoeks- en documentatieplan

Terug naar boven

De publicatie ‘handreiking collectieplan’ kan hier gedownload worden
Bron: ICN

Terug naar boven