Het ontbreken van een wettelijk dwang om museumcollecties te beschrijven heeft er in het verleden voor gezorgd dat veel musea hun eigen beschrijvingskaart gingen ontwerpen. Het ontbreken van een standaard leidde echter niet tot de gewenste kwaliteit. De Stichting MARDOC (Maritieme Documentatie), opgericht in 1981, onderzocht welke initiatieven er buiten Nederland waren ondernomen op het gebied van gestandaardiseerde beschrijvingsmethoden. Musea in Groot-Brittannië bleken veel verder te zijn gevorderd met standaardisatie.

Op basis van beschrijvingskaarten die door het Britse museumondersteunende instituut Museum Documentation Association (MDA) zijn ontwikkeld, werd in 1982 de Historisch-Voorwerpkaart uitgegeven door de Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging (NM).

De basisregistratiekaart werd in 1988 door MARDOC uitgegeven, als vereenvoudigde versie van de behoorlijk uitgebreide Historisch-Voorwerpkaart. De basisregistratiekaart is bedoeld om in relatief korte tijd een aanzienlijk aantal museumobjecten gestructureerd te kunnen beschrijven en ontsluiten. De kaart biedt enige ruimte voor vrije tekst, maar de meeste velden moeten worden ingevuld met behulp van gestandaardiseerde trefwoorden. De basisregistratiekaart bestaat uit 20 velden en is vooral geschikt voor kleine musea, die zowel driedimensionale voorwerpen als beeldmateriaal in hun collectie hebben, of voor grotere musea die een (deel)collectie globaal willen beschrijven.

In de tabel is te zien welke velden volgens welke instanties behoren tot de basisregistratie van een museale collectie. Voor elk object moeten zes ‘verplichte’ velden ingevuld zijn, om in aanmerking te komen voor opname in het museumregister van de Nederlandse Museumvereniging. In 1979 zijn er door het Comité International pour la Documentation (CIDOC), de sectie registratie/documentatie van het International Comite of Museums (ICOM), voor het eerst internationale richtlijnen opgesteld waarin de minimumeisen staan, waaraan registratie van museale objecten moet voldoen.

De basisregistratiekaart is hier, op www.erfgoedwijs.nl te vinden en te downloaden. De ‘papieren’ basisregistratiekaart wordt tegenwoordig alleen nog gebruikt als objectgegevens om de één of andere reden niet direct in een digitaal registratiesysteem kunnen worden ingevuld.

Bron: Handleiding Informatiebeheer in musea van Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten 2009

Voor de juiste manier van invullen van de velden is het MOVE-invulboek een geweldige bron van informatie.

Bij het invullen van de basisregistratiekaart is het belangrijk om vooraf afspraken te maken over de organisatie van de werkzaamheden, over wie er bij de registratie betrokken zijn en over welke bevoegdheden deze medewerkers hebben.
Vaak wordt er in werkgroepverband geregistreerd, waarbij iedere medewerker een aantal eigen taken verricht. De eindverantwoordelijkheid voor het registratieproces en het gegevensbestand moet bij één medewerker worden neergelegd.

Bij het proces, waarbij je aan een lopende band kunt denken, zijn diverse onderdelen afzonderlijk te benoemen. De belangrijkste zijn:

• Halen en brengen (vervoer)
• Meten
• Fotograferen
• Herkomstonderzoek
• Beschrijven
• Nummeren
• Invoeren in geautomatiseerd bestand
• Bijhouden journaal, thesaurus, vastleggen van gemaakte keuzes

Natuurlijk zijn er nog verdere verfijningen mogelijk, al naar gelang het museum beschikt over specifieke kennis en ervaring. Zo kan de beoordeling van de materiële toestand van een object aan een restaurator worden opgedragen en is de datering van objecten het terrein van (kunst-)historici of archeologen. Maar vaak werken collectiebeheerders op basis van de bovenbeschreven uitsplitsing van taken.
Uitoefening van deze taken vraagt specifieke expertise.

• Betrek medewerkers die in het museum bij andere activiteiten worden ingeschakeld voor het interne en externe vervoer van objecten (handling) ook bij het ophalen en wegbrengen van objecten bij het registratiewerk. Ook bij het meten van objecten is deskundigheid op het gebied van object-handling vereist.
  
• Digitale objectfotografie in musea is een specialisme. Stel vooraf vast met welk doel de foto wordt gemaakt (meestal documentair), en hoe de digitale bestanden zullen worden opgeslagen en beheerd.
  
• Herkomstonderzoek en het bepalen van de wijze van verwerving -aankoop, schenking, bruikleen – begint met het raadplegen van het eigen archief. Hierbij kan de secretaris of de documentalist van de instelling een belangrijke rol spelen.
  
• Het beschrijven van objecten is niet altijd een kwestie van geleerdheid. Een goed stel ogen en een vloeiende pen zijn minstens zo belangrijk om het voorwerp neutraal en zakelijk te beschrijven. Toch is de vrije objectbeschrijving dé plaats om ook de kennis die het museum heeft over bepaalde voorwerpen vast te leggen. Betrek hierbij dus inhoudelijk specialisten.
  
• Het nummeren van objecten is essentieel voor de identificatie: het unieke objectnummer is de enige band die het object koppelt aan zijn beschrijving. De techniek van het nummeren is een fijn werkje; vraag dit aan mensen die schoon, netjes en ‘klein’ kunnen werken.
  
• Nadat de velden op de kladversie op papier zijn ingevuld, volgt het opnemen van de gegevens in een geautomatiseerd gegevensbestand. Zet hierbij mensen in die vertrouwd zijn met de computer en met de te gebruiken applicatie.
  
• Het is noodzakelijk om tijdens het proces van registratie steeds in een logboek of journaal vast te leggen welke keuzes er zijn gemaakt, en welke beslissingen er zijn genomen. Dat kan variëren van de wijze van nummering tot de hoogte van de resolutie van de foto’s, en van het besluit over wie verantwoordelijk is voor redactie of beheer tot de wijze van het benoemen van de standplaats van objecten. Betrek hierbij vooral degene die het proces en de organisatie van objectregistratie bewaakt en overzicht heeft over de verschillende werkzaamheden.

Belangrijke vuistregel bij alle invulwerkzaamheden is dat bij onzekerheid of onbekendheid over herkomst of datering of materiaal er beter niets in het veld kan worden ingevuld dan een veronderstelling of een benadering. Misschien komen er na ons wel nieuwe medewerkers, die het beter weten!